اصول مدیریت ساختمان‌های مسکونی اداری تجاری + مشاوره اساسنامه

آیا تاکنون با چالش مدیریت ساختمان‌های بزرگ مسکونی و یا اداری و تجاری روبه‌رو بوده‌اید؟ اگر ساکن یک مجتمع مسکونی هستید و یا شرکتی در یک ساختمان تجاری دارید، قطعاً می‌دانید که در چنین ساختمان‌هایی با حضور واحدهای مستقل و افراد زیاد به مدیریتی یکپارچه و البته مقرراتی هدفمند نیاز دارید. مدیریت ساختمان بر پایه تنظیم اساسنامه در چنین ساختمان‌های بزرگ الزامی است. اما این اساسنامه ساختمان چیست و چگونه تنظیم می‌شود؟

اساسنامه ساختمان یک مقررات داخلی است که خط و مش تمامی جریان‌های مدیریتی، نظارتی و بودجه‌بندی و حتی مالکیت و... در محیط کلی ساختمان را تعیین خواهد کرد. البته زمانی در اجرای مدیریت ساختمان موفق هستید که از قبل برای تدوین یک اساسنامه جامع و کاملاً قانونمند اقدام کرده باشید. گروه توسعه مهندسی نیکان مجری مشاوره اساسنامه ساختمان است که می‌تواند به شما در تنظیم قانونی و هدفمند مقررات داخلی ساختمان‌ها و مجتمع‌های تجاری یاری رساند. این مطلب نیز با دورنمای تجربیات اجرایی گروه نیکان تدوین شده‌ است.

اساسنامه ساختمان چیست؟ چگونه تنظیم می‌شود؟

وقتی در یک ساختمان بزرگ چندین واحد مستقل با مالکیت‌های تفکیک شده و حتی کاربری متفاوت حضور دارند، قاعدتاً به یک مقررات داخلی نیازمند هستیم. در غیر این ‌صورت جریان کارهای ساختمان بلاتکلیف رها شده و آشفته بازاری بی‌سروته ایجاد می‌شود. اساسنامه ساختمان یک سند حقوقی برای اجرای مقرراتی در داخل فضاهای ساختمانی است. البته دایره اختیارات این سند نیز در همان محدوده ساختمانی قرار دارد.

اساسنامه ساختمان نوعی تعیین مقررات است تا براساس آن مدیریت ساختمان تعیین ‌شده و محدوده وظایف آن تعریف شود. در عین ‌حال مالکان و یا ساکنان هر واحد از دایره اختیارات خود مطلع هستند و می‌دانند که در مقابل مقررات ساختمان چه مسئولیت‌هایی دارند. اساسنامه یک سند اجرایی فعالیت‌های ساختمان است که به وسیله تشکیل مجمع ساکنین و یا مالکین ساختمان تنظیم می‌شود؛ اما از آنجا که باید جنبه‌های حقوقی و مالکیتی داشته باشد، لازم است تا افراد آگاه بر مباحث حقوقی ساختمان و همچنین آشنا با جزئیات مدیریت ساختمان آن را تنظیم نمایند. مشاوره اساسنامه ساختمان نیز عموماً برای اطمینان از رعایت تمامی مباحث حقوقی و اجرایی است. در این‌باره می‌توانید از خدمات شرکت مدیریت ساختمان گروه توسعه مهندسی نیکان استفاده کنید.

ساختار کلی اساسنامه شامل چه موضوعاتی است؟

برای آنکه در مدیریت ساختمان موفق باشید، باید از پشتوانه محکم و جامعی نیز برخوردار شوید. در واقع مدیر ساختمان با پشتوانه تنظیم مناسب و دقیق اساسنامه است که می‌تواند برای تحقق برنامه‌ها و اجرای مصوبات مجمع ساختمان دست ‌به ‌کار شود. تهیه اساسنامه با ساختاری جامع و دقیق اهمیت بالایی دارد.

ساختار کلی اساسنامه ساختمان را در چندین فصل مستقل از موضوعات مختلف ملکی، مقرراتی و مدیریتی تنظیم می‌کنند. در این اساسنامه به موضوعاتی از قبیل چگونگی برگزاری مجمع‌های عمومی و یا فوق‌العاده ساختمان، چگونگی تعیین مدیریت و همچنین محدوده مسئولیت‌های مدیر ساختمان، چگونگی تعیین بازرسان، برنامه‌های جامع مدیریت هزینه‌ها و درآمدها و... پرداخته می‌شود. همچنین به مباحث دیگر از قبیل تعریف محدوده ملکی واحدها و مشخص کردن دقیق مشاعات، چگونگی استفاده از مشاعات، برنامه هزینه‌ها، چگونگی تخصیص هزینه‌های مشترک و برنامه دریافت این هزینه‌ها و... نیز اشاره خواهد شد. آنچه مسلم است، بخش بزرگی از بحث‌های کلی ساختار اساسنامه جنبه‌های مالکیتی، مالی و حقوقی دارد که لازم است تا با مشاوره اساسنامه ساختمان تنظیم گردد.

اهداف اساسنامه ساختمان چیست؟

برای مدیریت ساختمان به تدوین مقررات جامع نیاز دارید. مقرراتی که در آن به تمامی چالش‌ها، هزینه‌ها، وظایف واحدها و مسئولیت‌های اجرایی توجه شده باشد. در غیر این ‌صورت هرگز نمی‌تواند قدرت اجرایی داشته باشد. هدف نهایی اساسنامه ساختمان مدیریت جامع کل ساختمان است و قرار است تا با استناد به آن تمامی واحدها از قبیل مالکان و یا مستاجران را مجاب به پذیرش برنامه‌های مدیریتی و یا پرداخت هزینه‌ها کنیم. در کل اهداف تنظیم اساسنامه را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه نماییم:

• وظایف و مسئولیت تا دامنه اختیارات مدیر ساختمان معین باشد.
• وظایف، مسئولیت‌ها و دامنه اختیارات هر یک از اهالی ساختمان و حتی مالکانی که ساکن نیستند، معین شود.
• حدود ملکی هر واحد معین شده و مقررات کامل و جامع برای استفاده از مشاعات تعیین گردد.
• برنامه جامعی برای مدیریت ساختمان و نگهداری از تأسیسات و تجهیزات تدوین شود.
• با جزئیات از مشخصات ساختمان و محدوده ملکی آن صحبت شده و فهرست کاملی از تمامی اعضا از قبیل مالکان و یا مستأجرین معین گردد.
• برای اجرای برنامه‌های متفرقه از قبیل بازسازی، نقل‌وانتقال ها، فضای سبز و... برنامه‌ریزی شود.
• برای هر نوع تغییر در مقررات ساختمان پیش‌ بینی‌های لازم انجام‌ شده و چگونگی صلاحیت تغییرات اساسنامه معین باشد.

چه کسانی در مجمع عمومی ساختمان عضو هستند؟

در واحدهای مسکونی و یا تجاری با ۳ گروه افراد روبرو هستیم. گروه اول، مالکان هستند که خود ساکن ساختمان محسوب می‌شوند. گروه دوم، مالکانی هستند که ساکن ساختمان نیستند؛ اما به ‌هر حال در این ساختمان منافعی دارند. گروه سوم، مستأجرین هستند که اگر چه در جمع مالکان قرار نمی‌گیرند؛ اما باید از خدمات شایسته برخوردار شوند. نوع نگاه مدیریت ساختمان به این ۳ گروه با توجه به چگونگی تنظیم اساسنامه ساختمان تعیین می‌شود. برای پرهیز از هر نوع ابهام، مشکلات حقوقی، تخصیص هزینه‌ها، راهکار مناسب دریافت هزینه‌ها و... لازم است تا بندهای اساسنامه را درست تنظیم کرده باشید. در غیر این ‌صورت همواره با چالش‌های جدی مواجه می‌شوید.

مجمع عمومی یا فوق‌العاده چیست؟

یکی از اهداف اصلی تنظیم اساسنامه ساختمان تدوین برنامه جامع برای چگونگی برگزاری مجمع عمومی و یا فوق‌العاده است. این مجمع‌ها برای دورهمی رسمی تمامی اهالی ساختمان از قبیل مالکان و مستاجران است تا در آنجا به گزارش فعالیت‌های انجام‌ شده و همچنین تصمیمات مصوبات جدید و تخصیص بودجه تصمیم‌گیری شود. اما اهمیت ماجرا در چگونگی برگزاری جلسات مجمع است.

در کل ساختمان‌های بزرگ چه مسکونی و یا تجاری و اداری دارای دو نوع مجمع هستند. مجمع عمومی که سالیانه برگزار شده و حضور تمامی اعضا در آن الزامی است؛ اما مجمع‌های فوق‌العاده با توجه به حساسیت موضوع برگزار می‌شود. اهمیت مجمع برای اخذ تصمیمات جدید است. قاعدتاً کسانی که در این جلسات حاضر نیستند، ممکن است مصوبات جدید و تصمیمات اخذ شده را نپذیرند. بنابراین مجمع به یک اعتبار قانونی برای اجرای مصوبات خود نیاز دارد. این اعتبار در مراحل تنظیم اساسنامه داده می‌شود.

یکی از بحث‌های جدی در روش تنظیم اساسنامه، چگونگی برگزاری مجمع‌های عادی و فوق‌العاده است. همچنین در اساسنامه برای اعتبار مصوبات مجمع نیز بندهای حقوقی تنظیم می‌شود که افرادی که در جلسه غایب هستند، هیچ مخالفتی با اجرای مصوبات نداشته باشند. البته نحوه تنظیم این بندها جزئیات حقوقی دارد که می‌توانید از خدمات مشاوره اساسنامه ساختمان برای تدوین مناسب و دقیق آنها در گروه نیکان استفاده کنید.

وظایف مدیریت ساختمان چیست؟

وظایف مدیریت ساختمان گسترده است و در جزئیات بسیار زیادی قرار می‌گیرد. به ‌طور کلی چگونگی اجرای تمامی مصوبات مجمع عمومی ساختمان بر عهده مدیریت ساختمان است. تفکیک هزینه‌ها، تعیین شارژها، برنامه جامع نگهداری و سرویس تاسیسات، تعیین آیین‌نامه‌های اجرایی، سیاست‌گذاری برای صرف بودجه ساختمان و... همگی از وظایف این نهاد مدیریتی است.

شاید مدیریت ساختمان‌های کوچک ساده باشد؛ اما وقتی تعداد واحدهای مجتمع بسیار زیاد است و یا با واحدهای تجاری و اداری در مجتمع‌های گوناگون روبرو هستیم، مدیریت بحث جامعی خواهد شد که علاوه ‌بر وقت‌گیر بودن نیاز به مهارت‌های تخصصی دارد. معمولاً اهالی ساختمان فرصت کافی اجرای این اندازه وظایف را ندارند و یا از توان اجرایی کافی برخوردار نیستند. شما می‌توانید از خدمات شرکت مدیریت ساختمان نیز استفاده کنید. این شرکت با تدوین برنامه‌های تخصصی به ‌خوبی می‌تواند در جایگاه نهادی بیرون از ساختمان برای مدیریت آن اقدام کند. در عین ‌حال دست شما با تعریف بازرسان برای نظارت این نوع نهادهای مدیریتی باز است؛ اما این بازرسان که هستند؟ آیا در اساسنامه به وظایف آنها هم اشاره می‌شود؟

نقش بازرس در مدیریت ساختمان

بازرس یکی دیگر از اعضای نظارتی ساختمان‌های بزرگ است که نحوه تعیین آنها و البته محدوده وظایف آنها در اساسنامه ساختمان قید خواهد شد. این بازرسان وظیفه دارند تا به چگونگی اجرای مصوبات توسط مدیریت ساختمان نظارت نمایند و از مصرف مناسب بودجه و پیشرفت اهداف ساختمان اطلاع داشته باشند.

تعریف نقش بازرسی و محدوده وظایف آن و حتی چگونگی نظارت آن بر مدیریت ساختمان از برنامه‌های اصلی مشاوره اساسنامه ساختمان است. معمولاً در ساختمان‌ها با مشکل جدی عدم شفاف سازی هزینه‌ها روبرو هستیم. به نوعی بازرسی از تعریف مناسب حقوقی در این ساختمان‌ها برخوردار نیست و نظارت با دقت کافی انجام نمی‌شود. در عین ‌حال تعریف درستی از چگونگی گزارش‌نویسی برای بازرسی وجود ندارد. اما می‌توانیم با تدوین درست اساسنامه، نقش بازرسی ساختمان را هر چه پررنگ‌تر کرده و نظارت مناسب و حرفه‌ای و کاملاً شفاف در ساختمان اجرا کنیم.

چرا به خدمات شرکت مدیریت ساختمان نیاز داریم؟

به ‌عنوان یکی از اهالی ساختمان آیا برای انجام وظایف مدیریت ساختمان آماده هستید؟ آیا از وقت کافی برای اجرای بی‌پایان مصوبات و تخصیص هزینه‌ها و دریافت منابع برخوردار هستید؟ در عین ‌حال آیا از دانش مدیریت ساختمان در نظم بخشیدن به دارایی‌ها، منابع مالی و هزینه‌ها و... اطلاع دارید؟

مدیریت ساختمان‌های کوچک در کل ساده است و غالباً با فضایی کدخدامنشی اجرا می‌شود. اما در ساختمان‌های بزرگ با حضور صدها واحد مسکونی یا تجاری و خدماتی ماجرا متفاوت است و به یک مدیریت جامع و هدفمند نیاز داریم. خدمات شرکت‌های مدیریت ساختمان بر پایه اصول علمی و تدوین مباحث حقوقی و ملکی انجام می‌شود. این شرکت می‌تواند خارج از دایره مالکین ساختمان در مدیریت مجموعه حاضر شد و نظمی پایدار را ایجاد کند. گروه توسعه مهندسی نیکان یکی از همین شرکت‌های ارائه خدمات مدیریت ساختمان است که در تدوین برنامه‌های جامع نظارت ساختمانی فعالیت می‌کند. با حضور این شرکت‌ها در تخصیص هزینه‌ها، برنامه‌ریزی بودجه‌ها، اجرای مصوبات مجمع و حتی دریافت به ‌موقع منابع و... اطمینان کامل دارید.